includo Business-Ratgeber

16.05.2026
von Werkstudentinnen

Ratgeber für soziale Beschaffung und nachhaltigen Einkauf

Jede Beschaffungsentscheidung zeigt ein Stück davon, wofür ein Unternehmen oder eine Organisation stehen möchte. Der includo Ratgeber unterstützt dich dabei, soziale und ökologische Aspekte verständlich, differenziert und praxisnah in den Einkauf einzubeziehen.

Die Beiträge richten sich insbesondere an Menschen aus Einkauf, HR, Office Management, Nachhaltigkeit und Geschäftsführung sowie an Verantwortliche in Kirchen, Kommunen, öffentlichen Einrichtungen und sozialen Organisationen. An Menschen also, die Beschaffung nicht nur organisieren, sondern bewusst gestalten möchten.

Praxiswissen für bewusste Beschaffungsentscheidungen

Gute Beschaffung beginnt oft mit kleinen, konkreten Fragen: Welches Geschenk passt zu neuen Mitarbeitenden? Welcher Kaffee steht künftig in der Teeküche? Welcher Lieferant passt zu den eigenen Werten? Genau dort setzt dieser Ratgeber an.

Soziale Beschaffung einordnen
Was unterscheidet soziale Beschaffung vom klassischen Einkauf? Wir zeigen, welche Rolle Lieferanten, Arbeitsbedingungen, Teilhabe und nachvollziehbare Herstellungsstrukturen spielen können.

Produkte und Anbieter vergleichen
Unsere Beiträge helfen dabei, Produktmerkmale, Herkunft, Lieferfähigkeit und die unterschiedlichen Strukturen von Sozialunternehmen, Inklusionsbetrieben und anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen besser zu verstehen.

Ausgleichsabgabe und Werkstattaufträge verstehen
Wir erklären die grundlegenden Zusammenhänge und zeigen, welche Angaben Unternehmen bei Aufträgen an anerkannte Werkstätten prüfen sollten. Die konkrete Bewertung bleibt vom jeweiligen Einzelfall abhängig.

ESG und soziale Nachhaltigkeit konkretisieren
Der Ratgeber ordnet ein, wie Einkauf, Lieferantenwahl und Dokumentation zur sozialen Dimension unternehmerischer Nachhaltigkeit beitragen können, ohne einzelne Beschaffungsentscheidungen als umfassenden ESG-Nachweis darzustellen.

Passende Lösungen für unterschiedliche Bedarfe finden
Von Mitarbeitergeschenken und Onboarding über Bürobedarf bis zu Produkten für Hotels, Gastronomie, Kirchen oder öffentliche Einrichtungen: Wir zeigen, welche Kriterien bei Auswahl und Beschaffung relevant sind.

Aktuelle Ratgeberartikel für Unternehmen und Organisationen

Soziale Wirkung entsteht nicht durch Schlagworte, sondern durch nachvollziehbare Entscheidungen. Die folgenden Beiträge führen von grundlegenden Fragen bis zu konkreten Beschaffungssituationen und helfen dir, den nächsten passenden Schritt zu finden.

 
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Nachhaltige Beschaffung in Kirchengemeinden: Wie evangelische Kirchen Einkauf und Werte verbinden

24.07.2026
von Christina Warkentin
Alt-Text: Holzkirche, Fairtrade-Kaffee, Bienenwachskerzen, Notizbuch und nachhaltig verpacktes Geschenk auf einem hellen Holztisch — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

  • Mehrere evangelische Landeskirchen haben ihre Beschaffungsleitlinien aktualisiert. Die EKvW überarbeitete ihre ökofairen Beschaffungsgrundsätze im Mai 2026 und integriert nun explizit soziale, ökologische und ethische Kriterien in alle Beschaffungsvorgänge (EKvW, 7. Mai 2026).
  • Nachhaltigkeit in Kirchengemeinden meint längst nicht mehr nur Energie und Gebäude, sondern auch alltäglichen Kirchenbedarf: Büromaterial, Kaffee, Kerzen, Geschenke und Veranstaltungsmaterial.
  • Viele Kirchengemeinden werden von Ehrenamtlichen getragen und haben keine eigene Beschaffungsabteilung. Die EKD benennt das als zentrale Herausforderung für nachhaltige Beschaffung für den Kirchenbedarf in der Praxis.

Viele Entscheidungen über Beschaffung fallen in Kirchengemeinden nicht im Rahmen großer Projekte, sondern im Alltag. Wer kauft neue Kerzen für die Kirche? Welcher Kaffee kommt beim Gemeindeabend auf den Tisch? Was landet als kleines Geschenk bei Ehrenamtlichen? Genau dort setzen aktuelle kirchliche Leitlinien an. Und genau dort können Gemeinden zeigen, ob ihre Werte auch im Einkauf eine Rolle spielen.

    Inklusion im Unternehmensalltag: Was ausgezeichnete Betriebe wirklich anders machen

    01.06.2026
    von Christina Warkentin
    Schlichte Urkunde mit rotem Herz auf natürlichem Papier und Holzuntergrund — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

    • Am 11. Mai 2026 wurde in Hannover zum 15. Mal der Förderpreis für Inklusion in der Wirtschaft verliehen. Der Hauptpreis ging an das E-Center Christ und Schmidt aus Seelze, Sonderpreise an ZAK Germany und den EDEKA Markt Wirth aus Hannover-Herrenhausen (Region Hannover, 2026).
    • Die ausgezeichneten Beispiele zeigen: Inklusion entsteht in Teams, Arbeitsplätzen, Kundensituationen und langfristigen Kooperationen — nicht in Leitbildern.
    • Arbeitgeberpräsident Dr. Rainer Dulger: „Inklusion ist nicht Sonderweg, sondern Erfolgsfaktor für unsere Wirtschaft. Unternehmen, die Vielfalt leben, sind resilient, innovativ und attraktiv für Fachkräfte." (BDA, 2026)

    Wie sieht Inklusion konkret aus? Nicht in Hochglanzbroschüren, sondern im Alltag von Unternehmen? Zwei aktuelle Auszeichnungen geben darauf Antworten — mit echten Beispielen, die andere nachmachen können.

      Inklusion beginnt in der Sprache: Was barrierefreie Kommunikation für Unternehmen bedeutet

      25.05.2026
      von Christina Warkentin

      • Wertschätzende Sprache ist kein Detail: Wie du über Menschen sprichst, entscheidet darüber, ob du inkludierst oder ausschließt.
      • Fehlende barrierefreie Kommunikation ist ein zentraler Grund für Ausgrenzung — das gilt auch für Unternehmenskommunikation (Aktion Mensch, 2026).
      • Seit 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 100.000 Euro geahndet werden (§ 37 BFSG).

      Barrierefreie Kommunikation klingt nach einem Spezialthema. Ist es nicht. Es geht darum, wer deine Website versteht, wer deinen Kundenservice nutzen kann und wer bei deinem Unternehmen überhaupt ankommt. Für viele Unternehmen ist das 2026 erstmals auch eine Compliance-Frage.

        Inklusion am Arbeitsmarkt 2025: Was die Zahlen zeigen und was Unternehmen tun können

        25.05.2026
        von Christina Warkentin

        • 2025 waren rund 185.000 Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung arbeitslos gemeldet (Bundesagentur für Arbeit, 2026).
        • Die Arbeitslosenquote schwerbehinderter Menschen lag 2025 bei 12,0 Prozent — deutlich höher als die allgemeine Quote von 7,6 Prozent (Bundesagentur für Arbeit, 2026).
        • Schwerbehinderte Arbeitslose haben im Vergleich zu nicht schwerbehinderten Arbeitslosen eine höhere Qualifikation. Das Qualifikations-Argument als Einstellungshindernis greift nicht (Bundesagentur für Arbeit, 2026).

        Die Zahlen der Bundesagentur für Arbeit sind sachlich. Sie zeigen, dass Menschen mit Schwerbehinderung am Arbeitsmarkt strukturell benachteiligt bleiben — und das, obwohl viele von ihnen gut qualifiziert sind. Für Unternehmen ist das kein moralischer Vorwurf, sondern ein Signal: Beschäftigungspflichten, Bewerbungsprozesse und Einkaufsentscheidungen sind drei Hebel, die heute zur Verfügung stehen.

          ESG-Reporting 2026: Warum die S-Säule für Unternehmen zur größten Herausforderung wird

          21.05.2026
          von Christina Warkentin
          Drei ineinandergreifende Holzzahnräder mit den eingravierten Buchstaben E, S und G in Blau, Rot und Gelb auf warmem Holzuntergrund — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

          • Die Omnibus-I-Richtlinie ist am 18. März 2026 in Kraft getreten. CSRD gilt künftig für EU-Unternehmen mit mindestens 1.000 Beschäftigten und mehr als 450 Mio. Euro Nettoumsatz (CSR in Deutschland/BMAS, 2026).
          • Das ist keine ESG-Entwarnung. Für berichtspflichtige Unternehmen bleibt die S-Säule anspruchsvoll — ESRS S2 fordert explizit Nachweise zu Arbeitsbedingungen, Inklusion von Menschen mit Behinderung und Menschenrechten in der Lieferkette (EFRAG, 2026).
          • Sozialer Einkauf kann ein dokumentierbarer Praxisbaustein sein — kein automatischer ESG-Nachweis, aber ein nachvollziehbarer Einstieg, wenn Arbeitsleistung, soziale Wirkung und Zusammenarbeit transparent eingeordnet werden.

          Seit Mitte März 2026 gilt die Omnibus-I-Richtlinie. Für viele Unternehmen bedeutet das: keine direkte CSRD-Berichtspflicht mehr. Für die, die weiterhin berichten müssen, bedeutet es etwas anderes: Die S-Säule bleibt anspruchsvoll. Soziale Wirkung in Lieferkette und Einkauf lässt sich schwerer messen als CO₂-Emissionen, und die Erwartungen an Nachvollziehbarkeit steigen.

            Onboarding neu denken: Warum nachhaltige Willkommenspakete mehr sind als Goodies

            14.05.2026
            von Christina Warkentin
            Sorgfältig verpacktes Willkommenspaket mit Naturmaterialien auf warmem Holzuntergrund — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

            • Jeder sechste neue Mitarbeitende kündigt während der Probezeit — häufig wegen unzureichendem Onboarding. 60,6 Prozent erleben kein strukturiertes Onboarding (softgarden, 2026).
            • Ein nachhaltiges Willkommenspaket ist kein Goodie-Bündel, sondern das erste sichtbare Kultur-Signal eines Unternehmens: So begrüßen wir Menschen, so kaufen wir ein, so verstehen wir Wertschätzung.
            • Produkte aus Sozialunternehmen, Inklusionsbetrieben oder Werkstätten für behinderte Menschen machen soziale Verantwortung vom ersten Tag an greifbar.

            Der erste Arbeitstag entscheidet mehr als viele Unternehmen vermuten. Neue Mitarbeitende beobachten genau, ob das, was im Bewerbungsgespräch versprochen wurde, im Alltag ankommt. Ein nachhaltiges Willkommenspaket löst das nicht allein. Aber es kann das erste sichtbare Zeichen sein, das zeigt: Hier meinen wir es ernst.

              Nachhaltige Mitarbeitergeschenke: Ideen und Auswahlkriterien für Unternehmen

              09.05.2026
              von Christina Warkentin
              Verschieden verpackte Geschenke in bunten Farben auf warmem Holzuntergrund — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

              • Nachhaltige Mitarbeitergeschenke sollten zum Anlass und zu den Beschäftigten passen. Entscheidend sind tatsächlicher Nutzen, nachvollziehbare Herkunft, gute Qualität sowie konkret belegbare soziale oder ökologische Merkmale.
              • Produkte von Sozialunternehmen, Inklusionsbetrieben oder Werkstätten für behinderte Menschen können Wertschätzung mit einer bewussten sozialen Beschaffungsentscheidung verbinden.
              • Bestimmte zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Sachbezüge können innerhalb einer monatlichen Freigrenze von insgesamt 50 Euro steuerfrei bleiben. Die konkrete Behandlung sollte vorab mit der Lohnbuchhaltung oder steuerlichen Beratung abgestimmt werden.

              Ein Mitarbeitergeschenk kann eine kleine Aufmerksamkeit sein. Es kann aber auch zeigen, wie bewusst ein Unternehmen auswählt und einkauft. Entscheidend ist nicht allein, ob ein Präsent als nachhaltig beworben wird. Es sollte zum Anlass und zu den Beschäftigten passen, tatsächlich nutzbar sein und nachvollziehbare soziale oder ökologische Merkmale besitzen.

                WfbM, Inklusionsbetrieb und Sozialunternehmen: Wo liegt der Unterschied?

                09.05.2026
                von Christina Warkentin
                Drei ineinandergreifende Werkzeuge — Pinsel, Holzhammer und Lineal — auf warmem Holzuntergrund als Metapher für verbundene Wege zur Teilhabe — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

                • Werkstätten für behinderte Menschen, Inklusionsbetriebe und Sozialunternehmen können zu sozialen Zielen beitragen. Sie unterscheiden sich jedoch deutlich in Rechtsstatus, Arbeitsmarktbezug und institutionellem Auftrag.
                • Inklusionsbetriebe gehören zum allgemeinen Arbeitsmarkt und beschäftigen mindestens 30 Prozent schwerbehinderte Menschen aus dem gesetzlich bestimmten Personenkreis.
                • Aufträge an anerkannte Werkstätten können unter den Voraussetzungen des § 223 SGB IX teilweise auf die Ausgleichsabgabe angerechnet werden. Für den Einkauf bei einem Inklusionsbetrieb gilt diese Regelung nicht allein aufgrund seines Status.

                Wer sozial beschaffen möchte, begegnet schnell Begriffen wie WfbM, Inklusionsbetrieb, Inklusionsunternehmen und Sozialunternehmen. Sie werden im Alltag teilweise nebeneinander verwendet, stehen aber für unterschiedliche rechtliche und wirtschaftliche Strukturen. Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig, wenn sie Anbieter prüfen, soziale Beschaffungsziele festlegen oder die mögliche Anrechnung eines Werkstattauftrags bewerten.

                  Soziale Beschaffung: Kriterien und Praxis im Einkauf

                  04.05.2026
                  von Werkstudentinnen
                  Kleine Messingwaage mit Preisschild und Holzfigur mit Herz auf warmem Holzuntergrund — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

                  • Soziale Beschaffung berücksichtigt neben Preis, Qualität und Versorgungssicherheit auch soziale Anforderungen und Auswirkungen eines Einkaufs.
                  • Die öffentliche Hand beschafft jährlich Waren und Dienstleistungen in erheblichem Umfang und kann dadurch soziale und ökologische Anforderungen in vielen Märkten mitprägen.
                  • Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen können nach § 223 SGB IX unter bestimmten Voraussetzungen teilweise auf die Ausgleichsabgabe angerechnet werden.

                  Soziale Nachhaltigkeit im Einkauf kann zunächst wie eine große Aufgabe wirken. Belastbare Zertifikate, Lieferkettenprüfungen, geeignete Nachweise und interne Abstimmungen erfordern Zeit und klare Prozesse. Trotzdem muss der Einstieg nicht mit einer vollständigen Umstellung des Einkaufs beginnen. Oft reicht zunächst eine konkrete Frage: Von wem kaufen wir eigentlich, und welche sozialen Kriterien legen wir bei dieser Entscheidung an?

                    Sozialwirtschaft Europa: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

                    12.04.2026
                    von Christina Warkentin
                    Holzkarte Europas mit vernetzten Organisationen der Sozialwirtschaft sowie Symbolen für Zusammenarbeit, soziale Einrichtungen und Orientierung — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

                    • Eine aktuelle EU-weite Bestandsaufnahme erfasst mehr als 4,3 Millionen Organisationen und mindestens 11,5 Millionen Arbeitsplätze in der europäischen Sozialwirtschaft. Ältere Angaben beruhen auf einer anderen Erfassungsmethode und sind deshalb nur eingeschränkt vergleichbar.
                    • 21 EU-Mitgliedstaaten haben Strategien für die Sozialwirtschaft entwickelt, zwölf haben entsprechende Gesetze eingeführt oder reformiert.
                    • Unternehmen können schon heute sozial beschaffen und damit vielfältige Wege zu Arbeit, Qualifizierung und gesellschaftlicher Teilhabe unterstützen.

                    Die Sozialwirtschaft gewinnt in Europa politisch und wirtschaftlich an Bedeutung. Für Unternehmen entstehen dadurch neue Möglichkeiten, soziale Verantwortung mit professioneller Beschaffung zu verbinden. Werkstätten für behinderte Menschen, Inklusionsbetriebe und Sozialunternehmen können dabei wertvolle Partner sein. Doch welche Entwicklungen sind wirklich relevant und worauf sollten Unternehmen bei der Zusammenarbeit achten?

                       
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                      Soziale Beschaffung praktisch gestalten

                      Einkauf ist mehr als das Vergleichen von Preisen. Mit jeder Bestellung entscheiden Unternehmen und Organisationen auch, welche Herstellungsweisen, Partnerschaften und Arbeitsmodelle sie unterstützen möchten. Soziale Beschaffung hilft dabei, diese Entscheidungen bewusster zu treffen und nachvollziehbar zu begründen.

                      Dazu werden klassische Einkaufskriterien wie Preis, Qualität, Verfügbarkeit und Lieferfähigkeit um weitere Fragen ergänzt: Unter welchen Bedingungen entsteht ein Produkt? Welche Organisation steht hinter dem Angebot? Welche sozialen oder ökologischen Merkmale sind konkret belegt? Und wie lassen sich diese Informationen intern verständlich dokumentieren?

                      Dabei geht es nicht darum, einzelne Produkte oder Lieferanten pauschal als „nachhaltig“ oder „sozial“ zu bezeichnen. Aussagekräftiger sind konkrete Informationen, etwa zur Herstellung in einem Inklusionsbetrieb, zur ausgeführten Arbeitsleistung einer anerkannten Werkstatt für behinderte Menschen, zu verwendeten Recyclingmaterialien oder zu nachvollziehbaren Umwelt- und Sozialstandards.

                      Eine ausführliche Einführung findest du im Beitrag Soziale Beschaffung: Wie Unternehmen über den Einkauf Wirkung unterstützen können.

                      Nachhaltigen Einkauf am konkreten Bedarf ausrichten

                      Verantwortungsvollere Beschaffung beginnt selten mit einer abstrakten Gesamtstrategie. Häufig steht zunächst ein ganz konkreter Bedarf im Mittelpunkt: Geschenke für Mitarbeitende, ein Willkommenspaket für neue Kolleginnen und Kollegen, Kaffee für das Büro, Kopierpapier, Hygieneartikel oder Produkte für Veranstaltungen und Gemeinschaftsräume.

                      Je klarer dieser Bedarf beschrieben ist, desto gezielter lassen sich passende Kriterien festlegen. Neben Produktqualität und Budget können beispielsweise Herkunft, Material, Verpackung, Liefermenge, Individualisierung und die Struktur des produzierenden Betriebs berücksichtigt werden.

                      Passende Einstiege für häufige Beschaffungssituationen:

                      Ausgleichsabgabe und Aufträge an anerkannte Werkstätten

                      Für ausgleichsabgabepflichtige Arbeitgeber können Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen unter bestimmten Voraussetzungen relevant sein. Maßgeblich ist nicht allein der Kauf eines Produkts. Unter anderem kommt es auf die Anerkennung des Betriebs, die Art des Auftrags und den ordnungsgemäßen Ausweis der anrechenbaren Arbeitsleistung an.

                      Der Beitrag Ausgleichsabgabe: Grundlagen und Bedeutung für Unternehmen bietet eine erste Einordnung. Konkrete Möglichkeiten rund um Werkstattaufträge erläutern außerdem die Seiten Ausgleichsabgabe durch anrechenbare Aufträge senken und Produkte aus Werkstätten kaufen.

                      Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Ob und in welchem Umfang eine Anrechnung möglich ist, sollte anhand der konkreten Rechnung und der betrieblichen Situation geprüft werden.

                      WfbM, Inklusionsbetrieb und Sozialunternehmen unterscheiden

                      Hinter sozial produzierten Produkten stehen unterschiedliche Organisationen und Arbeitsmodelle. Anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen, Inklusionsbetriebe und Sozialunternehmen arbeiten unter verschiedenen rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen. Sie sollten deshalb weder gleichgesetzt noch gegeneinander ausgespielt werden.

                      Die Unterschiede betreffen unter anderem Beschäftigungsstatus, Finanzierung, Zielsetzung und die mögliche Anrechnung von Aufträgen auf die Ausgleichsabgabe. Gleichzeitig können alle diese Organisationsformen auf unterschiedliche Weise dazu beitragen, Arbeit, Teilhabe und sozial verantwortliche Wertschöpfung zu gestalten.

                      Eine Übersicht bietet der Artikel WfbM, Inklusionsbetrieb und Sozialunternehmen: Wo liegt der Unterschied?.

                      Beschaffung nach Produktbereich planen

                      Manchmal ist der nächste Schritt keine weitere Grundsatzfrage, sondern die Suche nach einem passenden Produkt. Für die konkrete Auswahl kannst du direkt in die jeweiligen Bereiche wechseln:

                      Gemeinsam eine passende Beschaffungslösung finden

                      Kein Unternehmen beschafft genau gleich. Manche suchen ein wertschätzendes Geschenk für neue Mitarbeitende, andere benötigen Bürobedarf für mehrere Standorte oder passende Produkte für Hotels, Kirchengemeinden und soziale Einrichtungen. Deshalb betrachten wir bei includo zuerst den konkreten Bedarf und nicht eine vorgefertigte Standardlösung.

                      Du planst größere Mengen, regelmäßig wiederkehrende Bestellungen, individuell zusammengestellte Geschenksets oder eine Lösung für einen besonderen Einsatzbereich? Dann unterstützen wir dich dabei, geeignete Produkte und Partnerangebote zusammenzustellen.

                      Individuelle Anfrage an info@includo.net senden