Willkommenspakete im Onboarding: Ideen und Auswahlkriterien für Unternehmen

14.05.2026
von Werkstudentinnen
Sorgfältig verpacktes Willkommenspaket mit Naturmaterialien auf warmem Holzuntergrund — includo Blog — Illustration erstellt mit KI

  • Gutes Onboarding braucht vor allem Vorbereitung, klare Zuständigkeiten und Begleitung. Ein Willkommenspaket kann diesen Start ergänzen, aber nicht ersetzen.
  • Ein Willkommenspaket muss nicht nur aus Geschenken bestehen: Informationen, praktische Elemente, persönliche Begrüßung und kleine Aufmerksamkeiten können zusammengehören.
  • Entscheidend ist nicht die Menge der Goodies, sondern ob Inhalt und Übergabe zur Person, zum Arbeitsstart und zum Unternehmen passen.

Ein neuer Job beginnt nicht mit einer Geschenkbox. Er beginnt mit Orientierung: Wer erwartet mich? Was passiert am ersten Tag? Wer ist meine Ansprechperson? Was brauche ich für den Start?

Ein Willkommenspaket kann ein Teil dieser Vorbereitung sein. Je nach Unternehmen kann es Informationen, praktische Dinge, eine persönliche Nachricht oder einzelne Geschenke verbinden. Häufig werden dafür auch Begriffe wie Onboarding Box oder Welcome Kit verwendet. Der Sprachgebrauch überschneidet sich – entscheidend ist deshalb weniger die Bezeichnung als die Frage, welche Funktion das Paket im konkreten Onboarding erfüllen soll.

softgarden zeigt in der Studie „Erfolgreiches Onboarding 2026“, wie relevant die organisatorische Seite des Einstiegs bleibt: 60,6 Prozent der Befragten berichten von keinem strukturierten Onboarding. Unter denjenigen, die während der Probezeit kündigen, nennen 67,8 Prozent eine Diskrepanz zwischen Erwartungen aus dem Recruiting und der tatsächlichen Jobrealität.

Wichtig: Das belegt nicht die Wirkung eines Willkommenspakets. Es zeigt aber, warum ein Geschenk nur dann passend eingeordnet ist, wenn der eigentliche Start gut vorbereitet wird.

In diesem Beitrag erfährst du:

Was ist ein Willkommenspaket im Onboarding?

Ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende kann unterschiedlich aussehen. In manchen Unternehmen besteht es vor allem aus organisatorischen Informationen. Andere ergänzen praktische Arbeitsmaterialien, persönliche Elemente oder kleine Geschenke.

Ein Paket kann beispielsweise verbinden:

  • Informationen zum ersten Arbeitstag und zu wichtigen Ansprechpersonen,
  • organisatorische Orientierung für die ersten Tage,
  • praktische Dinge für Arbeitsplatz oder Arbeitsalltag,
  • eine persönliche Begrüßung oder Karte,
  • eine einzelne Aufmerksamkeit oder mehrere zusammengestellte Produkte.

Damit ist ein Willkommenspaket nicht automatisch dasselbe wie eine Geschenkbox. Onboarding Box und Welcome Kit werden im Markt häufig produktorientiert verwendet, während „Willkommenspaket“ auch einen breiteren organisatorischen Inhalt beschreiben kann.

Für die Planung ist diese Unterscheidung hilfreich: Erst sollte klar sein, was neue Mitarbeitende zum Start tatsächlich brauchen. Danach lässt sich entscheiden, ob und welche Geschenke das Paket ergänzen.

Warum ein gut vorbereiteter Start wichtig ist

"Ein guter Start beginnt mit Vorbereitung – nicht mit dem Inhalt einer Geschenkbox."

Neue Mitarbeitende vergleichen die Erwartungen aus Bewerbung und Recruiting schnell mit dem tatsächlichen Arbeitsalltag. Ist jemand vorbereitet? Sind Zuständigkeiten klar? Ist der Arbeitsplatz eingerichtet? Weiß die neue Person, was in den ersten Tagen passiert?

softgarden berichtet für 2026, dass jeder sechste neue Mitarbeitende während der Probezeit kündigt. Die Studie nennt zugleich fehlende Struktur, mangelnde Unterstützung und die Diskrepanz zwischen Erwartungen und tatsächlicher Jobrealität als wichtige Problembereiche.

Für Unternehmen folgt daraus vor allem: Ein guter Einstieg braucht Prozesse und Menschen, die vorbereitet sind. Ein Willkommenspaket kann diesen Einstieg sichtbar begleiten. Es ersetzt aber weder klare Zuständigkeiten noch Führung, Feedback und eine strukturierte Einarbeitung.

Welche Rolle ein Willkommenspaket spielen kann

"Warum geben wir genau dieses Produkt zum Start mit?"

Ein Willkommenspaket muss keine psychologische Wirkung versprechen, um eine konkrete Funktion zu erfüllen.

Es kann beispielsweise Informationen bündeln, praktische Dinge für den Start bereitstellen oder eine persönliche Begrüßung ergänzen. Gerade am ersten Arbeitstag ist es hilfreich, wenn benötigte Informationen und Materialien bereits vorbereitet sind und nicht erst zusammengesucht werden müssen.

Auch ein Geschenk kann Bestandteil des Pakets sein. Dann hilft eine einfache Frage bei der Auswahl.

Die Antwort kann ganz unterschiedlich ausfallen: weil es im Arbeitsalltag nützlich ist, weil es zu Unternehmen oder Tätigkeit passt, weil es für eine persönliche Übergabe geeignet ist oder weil bestimmte Produkteigenschaften für die eigene Beschaffung wichtig sind.

Das ist belastbarer, als einem Geschenk pauschal zuzuschreiben, es vermittle automatisch Unternehmenskultur, steigere Bindung oder erzeuge soziale Wirkung.

Was in ein gutes Willkommenspaket passen kann

Nicht jedes Paket braucht möglichst viele Bestandteile. Hilfreicher ist eine Zusammenstellung nach Funktion.

Icon Orientierung

Orientierung

Neue Mitarbeitende brauchen zunächst Informationen, mit denen sie sich zurechtfinden können. Dazu können Hinweise zum ersten Arbeitstag, Kontaktdaten wichtiger Ansprechpersonen, Team- oder Unternehmensinformationen und organisatorische Hinweise gehören.

Icon praktische Unterstützung

Praktische Unterstützung

Je nach Tätigkeit können Materialien passen, die tatsächlich im Arbeitsalltag verwendet werden. Was praktisch ist, unterscheidet sich bei einem Büroarbeitsplatz, Remote-Start oder einer anderen Tätigkeit deutlich.

Icon persönliche Begrüßung

Persönliche Begrüßung

Eine persönliche Karte oder Nachricht kann erklären, warum bestimmte Inhalte ausgewählt wurden und wer die neue Person willkommen heißt.

Icon Aufmerksamkeit

Kleine Aufmerksamkeit

Ein Geschenk kann das Paket ergänzen. Denkbar sind beispielsweise Genussprodukte, Schreibwaren oder andere praktische Produkte. Die Produktart allein sagt jedoch nichts darüber aus, ob ein Geschenk soziale oder ökologische Kriterien erfüllt.

Wenn solche Kriterien für die Auswahl wichtig sind, sollten sie deshalb am konkreten Produkt geprüft werden.

Welche Auswahlkriterien Unternehmen beachten sollten

Ein gutes Willkommenspaket entsteht weniger aus einer festen Produktliste als aus einigen praktischen Entscheidungen.

I

Für wen wird das Paket zusammengestellt?

Tätigkeit, Arbeitsumfeld und Startmoment beeinflussen, was tatsächlich nützlich ist. Ein Paket für einen Bürostart kann anders aussehen als eines für Remote-Onboarding oder einen gemeinsamen Trainee-Start.

II

Wann wird es übergeben?

Ein Paket kann vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Tag selbst oder im Rahmen einer persönlichen Begrüßung übergeben werden. Der Zeitpunkt beeinflusst auch, welche Informationen und Produkte passen.

III

Was hat echten Nutzwert?

Nicht jedes Produkt muss dauerhaft verwendet werden. Trotzdem lohnt sich die Frage, ob die Auswahl nachvollziehbar zum Start passt oder lediglich die Box füllt.

IV

Einzelstart oder größere Onboarding-Welle?

Bei einer einzelnen Neueinstellung bestehen andere Anforderungen als bei mehreren neuen Mitarbeitenden, Trainee-Jahrgängen oder regelmäßig wiederkehrenden Startterminen.

V

Büro oder Remote?

Bei Remote-Onboarding spielen Größe, Gewicht, Verpackung und Versand stärker in die Planung hinein. Daraus folgt noch keine bestimmte Versandlösung – aber es ist ein relevantes Auswahlkriterium.

VI

Wie hoch ist das Budget?

Das Budget bestimmt nicht nur die Anzahl der Produkte. Es hilft auch bei der Frage, ob eine einzelne Aufmerksamkeit genügt oder mehrere Bestandteile kombiniert werden können.

VII

Müssen Produkte haltbar oder leicht lagerbar sein?

Wenn Pakete vorbereitet oder für wiederkehrende Einstiege bevorratet werden, können Haltbarkeit, Lagerung und Handling wichtiger sein als bei einer einmaligen persönlichen Übergabe.

VIII

Soll die Auswahl erklärt werden?

Gerade wenn besondere Herkunfts-, Material- oder Herstellungsmerkmale eine Rolle spielen, kann eine kurze Erklärung hilfreicher sein als ein zusätzliches Produkt.

Soziale und ökologische Kriterien konkret prüfen

Begriffe wie „nachhaltiges Willkommenspaket“ oder „nachhaltiges Onboarding-Geschenk“ sind als Such- und Nutzerbegriffe verständlich. Für die konkrete Auswahl sind sie allein aber zu unscharf.

Statt ein Produkt pauschal als nachhaltig einzuordnen, können Unternehmen prüfen, welche konkrete Eigenschaft tatsächlich dokumentiert ist.

Ökologische Eigenschaften und Zertifizierungen

Bei ökologischen Eigenschaften können beispielsweise Materialangaben oder produktbezogene Zertifizierungen relevant sein. Entscheidend ist ihr konkreter Scope: Bezieht sich ein Nachweis auf das gesamte Produkt, auf einzelne Zutaten oder Bestandteile, auf ein Material oder auf den Hersteller?

Material

Welche Materialien werden verwendet? Gibt es beispielsweise einen dokumentierten Recyclinganteil oder eine andere konkret ausgewiesene Materialeigenschaft? Auch hier sollte nur die tatsächlich belegte Eigenschaft bewertet werden.

Herkunft

Wo wurde das Produkt hergestellt oder woher stammen bestimmte Bestandteile? Eine konkrete Herkunftsangabe ist präziser als ein pauschales Label wie „regional“.

Soziale Kriterien und Herstellerstruktur

Bei sozialen Kriterien können dokumentierte Hersteller- oder Partnerstrukturen relevant sein. Bei einzelnen Produkten kann beispielsweise dokumentiert sein, dass sie in einer anerkannten Werkstatt für behinderte Menschen, einem Inklusionsbetrieb oder durch ein Sozialunternehmen hergestellt werden.

Diese Strukturen sind nicht gleichbedeutend und sollten nicht synonym verwendet werden. Ebenso folgt aus einer solchen Herstellungs- oder Partnerstruktur nicht automatisch, dass ein Produkt „sozial nachhaltig“, „fair“ oder „sozial wirksam“ ist.

Die konkrete Information über Herkunft und Herstellung kann aber ein Auswahlkriterium sein – und genau als solche transparent gemacht werden.

Bio oder Fairtrade

Auch hier zählt der konkrete Nachweis. Ein Produkt darf nicht allein aufgrund seiner Produktart als Bio- oder Fairtrade-Produkt eingeordnet werden. Entscheidend ist, welche Zertifizierung oder produktspezifische Evidenz tatsächlich vorliegt und worauf sie sich bezieht.

Kurz gesagt: Wer soziale oder ökologische Kriterien berücksichtigen möchte, sollte nicht zuerst nach einem möglichst starken Gesamtlabel suchen, sondern nach den konkreten Informationen, die sich für das jeweilige Produkt belegen lassen.

Warum ein Willkommenspaket gutes Onboarding nicht ersetzt

"Ein Willkommenspaket bleibt ein Baustein. Entscheidend ist der Onboarding-Prozess dahinter."

Ein Paket kann gut vorbereitet sein und trotzdem auf ein schlechtes Onboarding treffen.

Wenn am ersten Tag niemand zuständig ist, Erwartungen unklar bleiben oder die Einarbeitung nicht organisiert ist, löst auch eine aufwendig zusammengestellte Box diese Probleme nicht.

softgarden hebt Struktur, Klarheit und Begleitung als wichtige Faktoren im Onboarding hervor.

Ein Willkommenspaket bleibt deshalb ein Baustein. Der eigentliche Onboarding-Prozess braucht darüber hinaus:

  • klare Zuständigkeiten,
  • einen vorbereiteten Arbeitsplatz bzw. Zugang,
  • realistische Erwartungen,
  • einen nachvollziehbaren Einarbeitungsplan,
  • Feedback und regelmäßigen Austausch,
  • Führungskräfte und Teams, die auf den Einstieg vorbereitet sind.

Das begrenzt die Rolle eines Geschenks – und schafft zugleich einen klareren Rahmen für seine Auswahl.

Einzelne Aufmerksamkeit, Onboarding Box oder größeres Willkommenspaket?

Nicht jeder Start braucht dasselbe Format.

Eine einzelne Aufmerksamkeit kann passen, wenn eine Person persönlich begrüßt wird und das Geschenk nur ein kleiner Teil des Einstiegs sein soll.

Eine Onboarding Box oder ein Welcome Kit kann passen, wenn mehrere praktische oder persönliche Elemente gemeinsam übergeben werden sollen.

Ein umfangreicheres Willkommenspaket kann zusätzlich organisatorische Informationen und Orientierung enthalten oder für größere bzw. wiederkehrende Onboarding-Situationen geplant werden.

Welche Variante passt, hängt unter anderem von Startmoment, Anzahl der Mitarbeitenden, Budget, Arbeitsort und gewünschter Zusammenstellung ab.

Du möchtest nach der Planung konkrete Produkte auswählen?

Wenn Startmoment, Anzahl der Mitarbeitenden, Budget und gewünschtes Format geklärt sind, findest du auf der spezialisierten includo-Seite passende Geschenkideen für neue Mitarbeitende.

Onboarding-Geschenke für Mitarbeitende ansehen

Steuerlicher Hinweis zu Onboarding-Geschenken

Für Sachzuwendungen an Mitarbeitende können je nach konkreter Ausgestaltung unterschiedliche lohnsteuerliche Regeln relevant sein.

Unter anderem sieht § 8 EStG für bestimmte Sachbezüge eine monatliche Freigrenze von 50 Euro vor. Daneben gibt es eigene lohnsteuerliche Regeln für bestimmte Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass bis 60 Euro.

Diese beiden Regelungen sind nicht dasselbe. Insbesondere sollte nicht pauschal angenommen werden, dass ein Arbeitsantritt automatisch als persönlicher Anlass im Sinne der Aufmerksamkeitsregel behandelt wird.

Welche steuerliche Behandlung für ein konkretes Onboarding-Geschenk gilt, sollte im jeweiligen Einzelfall geprüft werden.

Fazit: Das Paket ist ein Baustein – entscheidend ist der Start dahinter

"Das Paket ergänzt gutes Onboarding. Es ersetzt es nicht."

Ein Willkommenspaket kann den Einstieg neuer Mitarbeitender ergänzen, wenn Inhalt und Übergabe zur konkreten Situation passen.

Dabei muss es weder besonders groß sein noch aus möglichst vielen Produkten bestehen. Wichtiger sind Nutzwert, Vorbereitung und die Frage, warum bestimmte Inhalte ausgewählt wurden.

Wenn soziale oder ökologische Kriterien eine Rolle spielen, sollten Unternehmen konkrete Herkunfts-, Material-, Zertifizierungs- oder Herstellungsinformationen prüfen statt sich auf pauschale Nachhaltigkeits- oder Wirkungsbegriffe zu verlassen.

FAQ

Wann sollte ein Willkommenspaket übergeben werden?

Das hängt von seiner Funktion ab. Informationen für den Arbeitsstart können bereits vor dem ersten Arbeitstag hilfreich sein. Persönliche oder praktische Bestandteile können dagegen am ersten Tag oder bei der Begrüßung übergeben werden. Entscheidend ist, dass Zeitpunkt und Inhalt zusammenpassen.

Was ist der Unterschied zwischen Willkommenspaket, Onboarding Box und Welcome Kit?

Die Begriffe werden nicht überall trennscharf verwendet. Onboarding Box und Welcome Kit bezeichnen häufig produktorientierte Zusammenstellungen. Ein Willkommenspaket kann darüber hinaus auch Informationen, organisatorische Orientierung und praktische Elemente enthalten.

Was eignet sich bei Remote-Onboarding?

Bei Remote-Onboarding sind insbesondere Versandfähigkeit, Größe, Gewicht und der tatsächliche Nutzwert am jeweiligen Arbeitsort relevant. Organisatorische Informationen und eine persönliche Begrüßung können ebenso wichtig sein wie ein physisches Geschenk.

Woran erkenne ich soziale oder ökologische Merkmale eines Onboarding-Geschenks?

Entscheidend sind konkrete, zum jeweiligen Merkmal passende Informationen. Bei ökologischen Eigenschaften können das beispielsweise Materialangaben oder produktbezogene Zertifizierungen sein. Bei sozialen Kriterien können dokumentierte Hersteller- oder Partnerstrukturen relevant sein. Wichtig ist jeweils, worauf sich die Angabe oder der Nachweis konkret bezieht.

Können Onboarding-Geschenke steuerlich relevant sein?

Ja. Je nach Ausgestaltung können unterschiedliche lohnsteuerliche Regeln relevant sein. Die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze und die Regelungen zu bestimmten Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass sind dabei voneinander zu unterscheiden. Die konkrete Behandlung sollte im Einzelfall geprüft werden.

 

Quellen zum Artikel

  1. softgarden (2026): „Erfolgreiches Onboarding 2026“
    https://softgarden.com/de/ressourcen/studien/erfolgreiches-onboarding-2026/
  2. Bundesministerium der Finanzen / § 8 EStG – Sachbezüge
    https://esth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2026/A-Einkommensteuergesetz/II-Einkommen-2-24b/4-Ueberschuss-d-Einnahmen-ueber-die-Werbungsk-8-9a/Paragraf-8/inhalt.html
  3. Bundesministerium der Finanzen / Lohnsteuer-Handbuch 2026
    https://lsth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2026/B-Anhaenge/Anhang-23a/inhalt.html