includo Business-Ratgeber
16.05.2026
Ratgeber für soziale Beschaffung und nachhaltigen Einkauf
Jede Beschaffungsentscheidung zeigt ein Stück davon, wofür ein Unternehmen oder eine Organisation stehen möchte. Der includo Ratgeber unterstützt dich dabei, soziale und ökologische Aspekte verständlich, differenziert und praxisnah in den Einkauf einzubeziehen.
Die Beiträge richten sich insbesondere an Menschen aus Einkauf, HR, Office Management, Nachhaltigkeit und Geschäftsführung sowie an Verantwortliche in Kirchen, Kommunen, öffentlichen Einrichtungen und sozialen Organisationen. An Menschen also, die Beschaffung nicht nur organisieren, sondern bewusst gestalten möchten.
Praxiswissen für bewusste Beschaffungsentscheidungen
Gute Beschaffung beginnt oft mit kleinen, konkreten Fragen: Welches Geschenk passt zu neuen Mitarbeitenden? Welcher Kaffee steht künftig in der Teeküche? Welcher Lieferant passt zu den eigenen Werten? Genau dort setzt dieser Ratgeber an.
Soziale Beschaffung einordnen
Was unterscheidet soziale Beschaffung vom klassischen Einkauf? Wir zeigen, welche Rolle Lieferanten, Arbeitsbedingungen, Teilhabe und nachvollziehbare Herstellungsstrukturen spielen können.
Produkte und Anbieter vergleichen
Unsere Beiträge helfen dabei, Produktmerkmale, Herkunft, Lieferfähigkeit und die unterschiedlichen Strukturen von Sozialunternehmen, Inklusionsbetrieben und anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen besser zu verstehen.
Ausgleichsabgabe und Werkstattaufträge verstehen
Wir erklären die grundlegenden Zusammenhänge und zeigen, welche Angaben Unternehmen bei Aufträgen an anerkannte Werkstätten prüfen sollten. Die konkrete Bewertung bleibt vom jeweiligen Einzelfall abhängig.
ESG und soziale Nachhaltigkeit konkretisieren
Der Ratgeber ordnet ein, wie Einkauf, Lieferantenwahl und Dokumentation zur sozialen Dimension unternehmerischer Nachhaltigkeit beitragen können, ohne einzelne Beschaffungsentscheidungen als umfassenden ESG-Nachweis darzustellen.
Passende Lösungen für unterschiedliche Bedarfe finden
Von Mitarbeitergeschenken und Onboarding über Bürobedarf bis zu Produkten für Hotels, Gastronomie, Kirchen oder öffentliche Einrichtungen: Wir zeigen, welche Kriterien bei Auswahl und Beschaffung relevant sind.
Aktuelle Ratgeberartikel für Unternehmen und Organisationen
Soziale Wirkung entsteht nicht durch Schlagworte, sondern durch nachvollziehbare Entscheidungen. Die folgenden Beiträge führen von grundlegenden Fragen bis zu konkreten Beschaffungssituationen und helfen dir, den nächsten passenden Schritt zu finden.
Ausgleichsabgabe - Wie Unternehmen durch den Kauf sozialer Produkte profitieren
11.12.2025
Unternehmen stehen heutzutage nicht nur wirtschaftlich, sondern auch gesellschaftlich in der Verantwortung. Ein wichtiger Bestandteil dieser Verantwortung ist die Beschäftigung von Menschen mit Schwerbehinderung. Können Unternehmen die gesetzliche Beschäftigungsquote jedoch nicht erfüllen, fällt die Ausgleichsabgabe an. Dies ist ein finanzieller Ausgleich, der in Deutschland jährlich ca. 110.000 Betriebe betrifft (Quelle: https://www.rehadat-ausgleichsabgabe.de/hintergrund/statistik/).
Soziale Beschaffung praktisch gestalten
Einkauf ist mehr als das Vergleichen von Preisen. Mit jeder Bestellung entscheiden Unternehmen und Organisationen auch, welche Herstellungsweisen, Partnerschaften und Arbeitsmodelle sie unterstützen möchten. Soziale Beschaffung hilft dabei, diese Entscheidungen bewusster zu treffen und nachvollziehbar zu begründen.
Dazu werden klassische Einkaufskriterien wie Preis, Qualität, Verfügbarkeit und Lieferfähigkeit um weitere Fragen ergänzt: Unter welchen Bedingungen entsteht ein Produkt? Welche Organisation steht hinter dem Angebot? Welche sozialen oder ökologischen Merkmale sind konkret belegt? Und wie lassen sich diese Informationen intern verständlich dokumentieren?
Dabei geht es nicht darum, einzelne Produkte oder Lieferanten pauschal als „nachhaltig“ oder „sozial“ zu bezeichnen. Aussagekräftiger sind konkrete Informationen, etwa zur Herstellung in einem Inklusionsbetrieb, zur ausgeführten Arbeitsleistung einer anerkannten Werkstatt für behinderte Menschen, zu verwendeten Recyclingmaterialien oder zu nachvollziehbaren Umwelt- und Sozialstandards.
Eine ausführliche Einführung findest du im Beitrag Soziale Beschaffung: Wie Unternehmen über den Einkauf Wirkung unterstützen können.
Nachhaltigen Einkauf am konkreten Bedarf ausrichten
Verantwortungsvollere Beschaffung beginnt selten mit einer abstrakten Gesamtstrategie. Häufig steht zunächst ein ganz konkreter Bedarf im Mittelpunkt: Geschenke für Mitarbeitende, ein Willkommenspaket für neue Kolleginnen und Kollegen, Kaffee für das Büro, Kopierpapier, Hygieneartikel oder Produkte für Veranstaltungen und Gemeinschaftsräume.
Je klarer dieser Bedarf beschrieben ist, desto gezielter lassen sich passende Kriterien festlegen. Neben Produktqualität und Budget können beispielsweise Herkunft, Material, Verpackung, Liefermenge, Individualisierung und die Struktur des produzierenden Betriebs berücksichtigt werden.
Passende Einstiege für häufige Beschaffungssituationen:
- Mitarbeitergeschenke mit konkreten sozialen oder ökologischen Merkmalen
- Onboarding-Geschenke und Willkommenspakete für Mitarbeitende
- Kundengeschenke für Unternehmen
- Nachhaltiger Bürobedarf für Unternehmen
- Kaffee für Büros und Unternehmen
Ausgleichsabgabe und Aufträge an anerkannte Werkstätten
Für ausgleichsabgabepflichtige Arbeitgeber können Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen unter bestimmten Voraussetzungen relevant sein. Maßgeblich ist nicht allein der Kauf eines Produkts. Unter anderem kommt es auf die Anerkennung des Betriebs, die Art des Auftrags und den ordnungsgemäßen Ausweis der anrechenbaren Arbeitsleistung an.
Der Beitrag Ausgleichsabgabe: Grundlagen und Bedeutung für Unternehmen bietet eine erste Einordnung. Konkrete Möglichkeiten rund um Werkstattaufträge erläutern außerdem die Seiten Ausgleichsabgabe durch anrechenbare Aufträge senken und Produkte aus Werkstätten kaufen.
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Ob und in welchem Umfang eine Anrechnung möglich ist, sollte anhand der konkreten Rechnung und der betrieblichen Situation geprüft werden.
WfbM, Inklusionsbetrieb und Sozialunternehmen unterscheiden
Hinter sozial produzierten Produkten stehen unterschiedliche Organisationen und Arbeitsmodelle. Anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen, Inklusionsbetriebe und Sozialunternehmen arbeiten unter verschiedenen rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen. Sie sollten deshalb weder gleichgesetzt noch gegeneinander ausgespielt werden.
Die Unterschiede betreffen unter anderem Beschäftigungsstatus, Finanzierung, Zielsetzung und die mögliche Anrechnung von Aufträgen auf die Ausgleichsabgabe. Gleichzeitig können alle diese Organisationsformen auf unterschiedliche Weise dazu beitragen, Arbeit, Teilhabe und sozial verantwortliche Wertschöpfung zu gestalten.
Eine Übersicht bietet der Artikel WfbM, Inklusionsbetrieb und Sozialunternehmen: Wo liegt der Unterschied?.
Beschaffung nach Produktbereich planen
Manchmal ist der nächste Schritt keine weitere Grundsatzfrage, sondern die Suche nach einem passenden Produkt. Für die konkrete Auswahl kannst du direkt in die jeweiligen Bereiche wechseln:
- Bürobedarf für Unternehmen
- Hygienebedarf für Unternehmen und Organisationen
- Geschenke für Mitarbeitende und Kundschaft
- Werbeartikel für Unternehmen
- Produkte für Hotels und Gastronomie
- Produkte rund um anrechenbare Werkstattaufträge
- Kerzen aus sozialen Partnerbetrieben
- Kaffee, Tee und weitere Lebensmittel
Gemeinsam eine passende Beschaffungslösung finden
Kein Unternehmen beschafft genau gleich. Manche suchen ein wertschätzendes Geschenk für neue Mitarbeitende, andere benötigen Bürobedarf für mehrere Standorte oder passende Produkte für Hotels, Kirchengemeinden und soziale Einrichtungen. Deshalb betrachten wir bei includo zuerst den konkreten Bedarf und nicht eine vorgefertigte Standardlösung.
Du planst größere Mengen, regelmäßig wiederkehrende Bestellungen, individuell zusammengestellte Geschenksets oder eine Lösung für einen besonderen Einsatzbereich? Dann unterstützen wir dich dabei, geeignete Produkte und Partnerangebote zusammenzustellen.
